Учеными не однократно доказано, что атмосфера, в которой человек находится в процессе труда, оказывает немалое воздействие на качество его работы. Удивительно, но даже такие факторы как температура воздуха в кабинете, наличие зеленых растений, порядок на столе влияют на нашу трудоспособность. Это утверждение особенно ценно для работников офисов: руководителей, менеджеров, секретарей и других административных должностей. Рассмотрим основные приемы организации рабочего места. Возможно, вы, по незнанию, не придаете этому большого значения, что ж самое время завести новые, полезные привычки.
Фиксация на бумаге
Освобождайте свою голову. В современном ритме жизни человеку приходится держать в голове огромное количество задач и планов. Иногда сильная загруженность мешает спать и рассеивает внимание. Не держите в голове — выплескивайте на бумагу. У этого метода есть один несомненный плюс, давно используемый психологами всего мира, так называемое «терапевтическое письмо». Секрет в том, что наши мысли, возможно, неосознанные и просто витающие в голове, при переносе на бумагу переходят в разряд осознанных. Что способствует более качественному анализу рабочих ситуаций, осмыслению и рождению новых идей, а иногда и кардинальной смене подхода. Позаботьтесь о том, что бы под рукой всегда находилась ручка и чистый листок бумаги. Для того, чтобы листки не терялись, используйте боксы для бумажных блоков. Фиксируйте туда все возникающие мысли и идеи, не откладывая на потом, таким образом освобождайте свою «оперативную память» и снимайте умственное напряжение, ведь каждая мысль расходует энергию. В конце дня или в выходные можно спокойно пересмотреть и проанализировать написанное. Очень эффективно, попробуйте.
Разделение документов
Вам станет гораздо удобнее, если вы организуете работу с документами в виде разделения на две папки – «входящая» и «исходящая»
входящая — папка в которую вы помещаете документы поступившие к вам в течение дня и требующие дальнейших действий с ними, такие как договора на подпись, полученная бумажная почта, которую необходимо разобрать, счета на оплату. Все что имеет привычку накапливаться.
исходящая — в эту папку отсортировываем все, что исходит от вас. Бумаги, которые необходимо передать партнерам или коллегам; документы, которые нужно захватить с собой на деловую встречу; письма требующие отправки по почте, или счета которые пора обналичить. Все, что требует дальнейших манипуляций.
Модули для бумаг способствуют порядку не только на столе, но и в делах. Идеально, если к концу рабочего цикла (дня или недели, в зависимости от частоты возникающих задач) содержимое лотков будет разобрано. Но можно поставить и промежуточную цель, к примеру, ежедневно просматривать накопившееся, что бы ни пропустить ничего важного.
В качестве емкости для хранения, подойдут коробки и ящики, но лучше, все таки, приобрести открытые накопители, вам легче будет контролировать объем работы.
Чистота-залог порядка
Школьные учителя любят повторять фразу «Порядок на столе — порядок в голове». С детства прививая нам значение чистоты. И это утверждение оправданно. Доказано, что внешнее проявление порядка и чистоты является отображением внутренней организации человека. Нюанс в том, что этот эффект имеет обратную силу, устройте уборку, разложите бумаги, выкиньте лишнее и заметите, как в голове станет яснее и многое покажется проще и понятнее.
Когда речь идет об организации рабочего пространства, любой лишний предмет, оказавшийся в поле видимости, будет отвлекать наш мозг на визуальную обработку информации, которая в свою очередь поспособствует возникновению неуместных мыслей.
Несколько дельных советов
не откладывайте разбор документов на потом
сортируйте бумаги не по времени поступления, а по степени важности
очищайте систему хранения от лишней, устаревшей информации
Значение сувениров
Скорее всего большое количество сувениров привезенных из отпуска или магниты из командировок будет отвлекать от работы. Если вы, конечно, не являетесь представителем творческой профессии, чья деятельность тесно связанна с полетом фантазии. Лучше выберете для себя одну значимую безделушку, фигурку с места, в котором было так хорошо и хочется вернуться, фотографию семьи или друзей (или даже папку с фотографиями) на рабочем столе компьютера. Символ, который поднимет настроение в минуты усталости, прибавит энергии и вдохновит на работу. А вот нагромождения и излишества (чем частенько грешит женский пол) ни к чему на работе.
Стикеры
У стикеров, как у любого метода организации, есть свои достоинства и недостатки.
К достоинствам несомненно можно отнести то, что их яркость и удобство использования здорово помогает не забыть записанное. Сложно не заметить, когда ваш компьютер или настольная лампа обклеены листиками всех цветов радуги, однако это качество сильно отвлекает внимание, поэтому его можно отнести и к недостаткам. Еще одно существенное неудобство стикеров — они работают только там, где наклеены, не носить же их с собой!
Подытожим, стикеры отлично подойдут для краткосрочного планирования, для других дел воспользуйтесь ежедневником.
Совет. Психологами установлено, что оптимальный объем внимания взрослого человека от четырех до семи предметов, поэтому использование стикеров в большем количестве нецелесообразно, придерживайтесь указанных цифр.
Мусорное ведро
Простой, но эффективный совет — купите себе мусорное ведро, если у вас его еще нет. Пусть даже оно будет маленьким. Это поможет быстрее справляться с уборкой, расстаться с накопившимся хламом и автоматически поспособствует повышению результативности в работе. Это процесс обладает легким терапевтическим эффектом, визуализируя избавления от всего лишнего и ненужного в жизни, так называемый «сброс балласта».
Зеленый друг
Результаты исследований, опубликованные в Journal of Environmental Psychology, доказывают, что наличие зеленых растений в помещении значительно повышает способность людей к удержанию внимания, а также увеличивает работоспособность, снижают уровень напряжения и, конечно, очищают воздух. Наличие цветка на столе как нельзя лучше подходит для трудоголиков, тем, кто горит на работе, т.к. одним только своим видом успокаивает и расслабляет. Некоторые работники, ради шутки, дают своим зеленым питомцам имена и шлют друг другу фотографии цветения в отпуск. Отличный повод для непринужденного общения.
Подведем итоги. Попробуйте пересмотреть организацию вашего рабочего пространства с учетом приобретенных знаний. В любом случае основной критерий принятия решений — удобство и комфорт, а так же желание и силы работать.
